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8 conseils pour mener à bien une conférence téléphonique  

Pour réussir au mieux une conférence téléphonique, il suffit d'observer les mêmes règles qui s'appliquent à tous les types de conférences : déterminer un objectif, une heure, une durée et bien identifier les participants. De plus, il convient de prêter attention aux points suivants :

1.     Où se trouvent les participants : dans leur propre bureau, à plusieurs dans une salle de conférence ou en voyage d'affaire à l'étranger ? Ceci peut influencer le choix du service. En utilisant Talkyoo, vous serez toujours joignable de l'étranger et en cas d'utilisation de téléphones portables, vous n'aurez pas d’explosion de frais.

2.     Quand vous organisez des conférences téléphoniques avec des participants appelant de l'étranger, prêtez attention aux différents fuseaux horaires. Quel est le meilleur horaire pour la conférence ? Quelle heure est-il pour chaque participant ?

3.     Vous pouvez facilement et rapidement inviter les participants grâce à l’e-mail d'invitation que vous aurez reçu de Talkyoo suite à votre inscription.

4.     Il est conseillé d'éliminer les bruits de fond pendant la conférence, surtout lorsque vous utilisez un téléphone portable. Les participants devront favoriser un environnement calme pour téléphoner, dans le cas contraire, la conférence risquerait d'être perturbée par des bruits de fond.

5.     Il est conseillé à l'initiateur de la conférence de la diriger, de présenter les participants et de leurs souhaiter la bienvenue en les nommant.

6.     Chaque nouvelle personne qui entre dans la salle de conférence, devra se présenter brièvement en mentionnant son nom.

7.     Etant donné que les participants d'une conférence téléphonique ne se voient pas, il est important qu'ils soient identifiables. Ainsi, dans les conférences où les participants sont nombreux, il est judicieux que chaque participant mentionne son nom avant le début de la conférence. De même, présentez-vous à chaque intervention.

8.     Evitez de parler de manière désordonnée. Ne parlez que quand on vous donne la parole ou quand vous avez demandé à vous exprimer.

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